Was mal als Eingangstor ins Unternehmen dienen sollte, gleicht heute mehr einer ungemütlichen Wartehalle: Das Mitarbeiterportal. Warum das, womit die Unternehmen eigentlich neue Wege der Kommunikation beschreiten sollten, sich jetzt als Sackgasse entpuppt? Wir schauen uns genau an, aus welchen Gründen das Mitarbeiterportal mittlerweile ausgedient hat – und welche zukunftsstarke Alternative es gibt!
Was genau das Mitarbeiterportal ausmacht und wie es sich in die Evolution des Intranets eingliedert, haben wir in diesem Artikel behandelt. Um nun zu ergründen, wieso das Mitarbeiterportal heute als überholt und veraltet gilt, betreten wir kurz ein anderes Portal: Nämlich das der Zeitreise in die Vergangenheit!
Früher wurden Einkäufe direkt bei der Thekenbedienung getätigt: Als Kunde nannte man seine Wünsche, bekam die Waren verpackt und musste selbst nichts tun – außer am Ende zahlen. Dieser personalisierte Service ist im 21. Jahrhundert kaum noch zu finden. Warum? Die Bedienung und der Ablauf dauern zu lange und sind dadurch zu teuer.
Dass viele Dienstleistungen der schnelleren, effizienteren und günstigeren Form der Selbstbedienung, dem sogenannten Self Service, gewichen sind, hat auch Vorteile: Dadurch, dass wir uns heute in vielen Lebensbereichen, nicht nur beim Einkaufen, selbst bedienen können, stärkt uns in puncto Eigenständigkeit: wir handeln dadurch unabhängiger, bedachter und vor allem freier! Im wahrsten Sinne des Wortes haben wir das Ganze nämlich jetzt selbst in der Hand. Diese "do it yourself"-Mentalität hat auch Einzug in die Arbeitswelt gehalten – allerdings mit einigen unvorhergesehenen Folgen.Also, Fazit: "Früher war alles besser"?
- Nein, natürlich nicht 😉
ESS! Wer das Kürzel für den Imperativ des Verbs "essen" hält, der ist nicht nur grammatikalisch, sondern auch inhaltlich auf dem Holzweg. Die Kurzform ESS steht für Employee-Self-Service, was übersetzt soviel wie 'Mitarbeiter-Selbstbedienung' oder 'Mitarbeiter-Eigenleistung" bedeutet. Die Selbstbedienung bzw. die nötigen Funktionen, die die Mitarbeiter dazu befähigen, selbst im Intranet aktiv werden zu können, zeichnen das Mitarbeiterportal aus. Mehr Eigenverantwortung, mehr Kontrolle über persönliche Dokumente und Unabhängigkeit in der Selbstorganisation? Klingt ja erstmal nicht schlecht! Selbstständige, digitale Arbeitszeiterfassung und damit nachvollziehbare Stundenabrechnung: Das sollte auf Seiten der Mitarbeiter für mehr Transparenz sorgen, Prozesse beschleunigen, den Daten im lokalen Netzwerk die nötige Sicherheit gewähren und die Personalabteilung entlasten. Zudem sollte es als digitale Schnittstelle zwischen Interner Kommunikation und Personalabteilung die übergreifenden, gemeinsamen Abläufe verbessern für eine einheitliche, strukturierte Datenablage und sichere Archivierung sorgen. Eigentlich ganz schön praktisch. Das war aber, wie sich mit der Zeit herausstellte, ein Trugschluss! Denn die Arbeit mit dem Mitarbeiterportal zeichnete sich leider besonders durch ein Merkmal aus: zu bürokratisch – zu wenig menschlich!
Aktive Mitarbeit in den eigenen personalrelevanten Angelegenheit und Eigenverantwortung vom Arbeitgeber zugesprochen zu bekommen, ist ja erstmal nichts Schlechtes. Doch aufgrund dieser, sich mit der Zeit herauskristallisierenden Probleme, führte das Mitarbeiterportal in eine Sackgasse:
1. Selbstorganisation sorgt für Überstunden
Papierkram selbst zügig erledigen? Okay: Aber – wann eigentlich? Auch, wenn es eigentlich die Prozesse beschleunigen sollte: Für die Mitarbeiter stellt der Employee-Self-Service einen zusätzlichen Punkt auf ihrer To-Do-Liste dar. Nur in den seltensten Fällen wurde im Vorfeld bedacht, dass es hierfür eine digitale Infrastruktur braucht, die schnell, einfach und intuitiv zu bedienen ist! Die Folge? Es häuften sich die dafür zu Buche schlagenden Arbeitsstunden. Das ging zulasten der Mitarbeiter, die diese Misere ja aber gar nicht selbst zu verschuldet hatten: Ein strukturelles Problem, mit dem sich das Mitarbeiterportal durch mangelnde und zu komplexe Bedienung leider keine Freunde in der Belegschaft gemacht hat und deshalb für Unmut sorgte.
2. Eigenverantwortung führt zu Überforderung
Das häufigste Problem beim Thema 'Selbstständigkeit'? Man macht alles selbst – und das auch noch ständig! Mitarbeiter fühlten sich zunehmend mit den Anwendungen alleine gelassen: Denn über eine Kontaktmöglichkeit, um bei Unsicherheiten schnell Rücksprache zu halten, verfügt das Mitarbeiterportal nicht – man ist im Self-Service ja eben sich selbst überlassen. Das End' vom Lied: Die arbeitnehmerseitig entstehende Mehrarbeit, gepaart mit der wachsenden Unsicherheit, führte zu mehr Verdruss als Verständnis.
3. Anwendungs- und Softwarefehler
Mitarbeiter sind keine ausgebildeten IT-ler: Und das sollen sie auch nicht werden, denn das ist schließlich nicht ihr Job. Eine Intranet-Lösung, wie z. B. das Mitarbeiterportal, sollte seinen Nutzern dienen, und nicht sie selbst zu neuen Bediensteten machen. Es soll eben notwendige logistische und bürokratische Prozesse vereinheitlichen, einfacher, schneller und transparenter machen und dadurch den Mitarbeitern mehr Zeit und Konzentration für ihre Kernkompetenzen und eigentlichen Jobinhalte verschaffen. Wie wichtig vorbereitende Software-Schulungen, begleitende Trainings und ein konstanter Support-Service ist, wurde häufig unterschätzt. Ebenso, wie wichtig bei einer so komplexen Intranet-Lösung, die dauerhafte Bereitschaft von professionellem IT-Personal ist, um Störungen schnellstmöglich zu beheben. Das alles führte schnell dazu, dass sich Anwenderfehler eingeschlichen und manifestiert haben, die oft erst spät erkannt wurden: Und diese dann im Nachgang wieder auszubessern, kostet Zeit, Geld und Nerven – also zapft genau die Ressourcen an, die man eigentlich schonen wollte. Wie die Einführung eines neuen Intranets am besten vorbereitet werden sollte und welche Fehlerquellen man am besten schon direkt im Keim – nämlich bei der Auswahl einer geeigneten und intuitiv zu bedienenden Intranet-Lösung – erstickt, erklären wir hier.
4. Eingleisige Kommunikation ohne Interaktion
Der Hauptgrund, wieso das Mitarbeiterportal sich heute in einer Sackgasse befindet, ist: Die Kommunikation verläuft einseitig! Daten verkehren nur auf einer Einbahnstraße und Interaktion fehlt meist komplett. Auch, wenn der Führungsstil des Abteilungschefs namens "Stromberg", in der gleichnamigen Serie der 2000er Jahre, nur zum Lachen und nicht zum Nachahmen animieren soll; mit einer Sache hat er Recht: Es geht im Büro und Betrieb nicht nur um Prozesse, Protokolle und Projekte, sondern eben insbesondere um die das Unternehmen überhaupt möglich machende Personen: um 'das Menschliche'. Diese Komponente gewinnt in Zeiten von digitalen Arbeitsplätzen und Home-Office rasant an Bedeutung: Vielen ist in dieser Zeit deutlich klar geworden, wie wichtig die soziale Interaktion, der Dialog und Austausch mit den Kollegen im Büro ist – und das Arbeiten eben nicht das ganze Lebens ausmacht. Für ein fehlendes Dokument einfach kurz ins Nachbarbüro gehen, bei inhaltlichen Fragen die Tischnachbarin um Unterstützung bitten, am Kaffeeautomaten einen kurzen Plausch abhalten: Auch, wenn für den Erfolg unserer Arbeit alles am besten data-driven sein sollte; als Menschen fließt unser Blut nunmal eben durch eine grundlegend soziale Ader. Kommt das Bedürfnis nach Interaktion und Verbundenheit zu kurz, dann kann auch der schnellste digitale Datenverkehr das Ruder nicht mehr rumreißen.
Das Fazit: Aufgrund der Probleme, auf die das Mitarbeiterportal in der Praxis gestoßen ist, kann es in seiner althergebrachten Form den Anforderungen der modernen Arbeitswelt nicht mehr gerecht werden. Nichtsdestotrotz stellt das Mitarbeiterportal eine wichtige Entwicklungsstufe der Intranets dar, die wir für die heutigen Trends in Sachen Intranet-Lösungen nicht missen möchten. Die Vor- und Nachteile des Mitarbeiterportals hier noch einmal im Überblick:
Nun stellt sich die Frage: Gibt es eine Möglichkeit, bei der nur die genannten Vorteile weiterhin zum Tragen kommen, aber den Nachteilen einen Riegel vorschieben?
"Nicht nur für die Schule, sondern für das Leben lernen wir!"
(Seneca, römischer Philosoph, 4 v. Chr. - 65 n. Chr.)
... und so eben auch aus den Dingen, die in der Vergangenheit nicht so optimal gelaufen sind. Diesem Motto folgen die aktuellen Trends der Intranet-Entwicklung, die die Türen zum Mitarbeiterportal zwar schließen, aber dafür neue öffnen! Um die Defizite in Sachen Interaktion zu beheben, hat zum Beispiel das Social Intranet eine gute Lösung gefunden. Das Ganze nun auch noch für einen mobilen Arbeitsplatz außerhalb der Unternehmensräume zugänglich zu machen, das ist der Job der Mitarbeiter-App! Sie vereint jahrzehntelange Praxiserfahrung in Sachen Intranet-Funktionen und erhält die Vorteile des Mitarbeiterportals in puncto Selbstständigkeit. Dabei lässt sie die Arbeitnehmer aber nicht alleine auf weiter Flur stehen, sondern begleitet sie auf ihrem Weg durch den Arbeitsalltag! Darüber hinaus rückt die Mitarbeiter-App die zukunftsrelevanten Faktoren in den Fokus:
Nicht nur Information, sondern auch Interaktion.
Nicht mehr Komplexität, sondern Komplexitätsreduktion.
Nicht nur flüchtige Kommunikation, sondern anhaltender Kontakt.
Nicht nur Mitteilung, sondern Mitsprache.
Nicht nur medientauglich, sondern mobil.
Nicht mehr Top-Down, sondern Bottom-Up.
Nicht nur maximal effizient, sondern auch einfach.
Warum es höchste Zeit, in Sachen Kommunikation neue Wege zu gehen, mit einer Intranet-Lösung, die den Herausforderungen der Zukunft gewachsen ist? Mehr Infos, News und Erfahrungen zum Thema modernes Intranet, findest Du auf unserem Blog.
