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Intranet-Entwicklung: Eine Evolution in 5 Schritten

04.12.2021 09:59:51

Zukunftsfähiges Intranet im 21. Jahrhundert für Unternehmen? Läuft!
Aber: Wie lief das mit dem Intranet eigentlich, als es noch in den Kinderschuhen steckte? Und welche Entwicklungsstufen hat es durchlaufen? Wir rollen as Feld von hinten auf: Mit einer kleinen Evolutionsgeschichte des Intranets!


CTA zum Showroom der Mitarbeiter-App von IK-up


Die 5 Entwicklungsstufen der Intranet-Evolution

Wie die Tier- und Pflanzenwelt, ist auch das Intranet-Universum organisch gewachsen: Das Intranet hat sich mit neuen Funktionen an geänderte Umgebungsbedingungen angepasst, sich auf das Verhalten seiner Nutzer hin spezialisierst und hat nach dreißig Jahren Evolution jetzt seine perfekte Nische gefunden: Als Schlüssel zur zukunftsfähigen Internen Kommunikation! Blickt man auf diese Traditionslinie zurück, dann markieren fünf große Meilenstein den Weg Richtung Kommunikation im 21. Jahrhundert: Die wichtigsten Entwicklungsstufen des Intranets! 

IK-up Blog Infografik zur Evolution des Intranets seit 1994

 

1. Evolutionsstufe: Klassisches Intranet

Das Intranet der ersten Stunde, das 1994 ans Netz ging, diente als reine Informationsplattform. Mitarbeiter konnten auf ihren Bürorechner vor Ort sämtliches Know-how über das Unternehmen und jobrelevante Inhalte nachlesen, zum Beispiel:

  • branchen- oder firmenspezifisches Vokabular im Firmen-Wiki per Suchoption nachschlagen 
  • spezielle Informationen zu Arbeitsabläufen
  • Unternehmensnews jeden morgen auf dem Startbildschirm des Büro-Rechners

Fazit: Das erste Intranet war zwar maximal informativ, aber nicht interaktiv! Informationen konnte aufgerufen werden: das war's aber auch schon. Von Kommunikation und Datenaustausch – keine Spur. 

 

2. Evolutionsstufe: Erweitertes Intranet

Der Pfad, den das klassische Intranet in Sachen Informationsplattform geebnet hatte, wurde weiter verfolgt. Da ein geschlossenes Netzwerk einen besonders guten Schutz für sensible Daten bietet, eignet es sich auch ideal für sicherheitsbedürftige Funktionen:

  • Ablage und Archivierung von Kundendaten und Dokumenten
  • Geschützter Dokumentenversand und Datenaustausch
  • Erleichterter, datenschutzkonformer Mitteilungsversand von der Personalabteilung an die Mitarbeiter 

Fazit: Es wird dynamischer! Die Vorteile des geschützten Netzwerks in Sachen Datensicherheit wurden im Zuge der zweiten Intranet-Entwicklungsstufe ausgelotet. Information wird durch Kommunikation ergänzt: Top! Aber halt erstmal nur Top-Down.

Top-Down-Kommunikation

 

3. Evolutionsstufe: Mitarbeiterportal

Der Name dieser Entwicklungsstufe dient hier schon als Vorbote: Der zentrale Wortbestandteil "Intranet" fehlt – denn beim Mitarbeiterportal lief nun vieles anders als zuvor! Daher haben wir dem Mitarbeiterportal auch einen eigenen Blog-Artikel gewidmet. Der erste Wortbestandteil weist hier allerdings schon in die Richtung, in der der Pfad zur Kommunikation im 21. Jahrhundert zu finden ist: Es führt nämlich kein Weg mehr daran vorbei, die "Mitarbeiter" ins Zentrum der Internen Kommunikation und damit auch des Intranets zu stellen. Deshalb wurde jetzt ermöglicht, dass die die Belegschaft im Mitarbeiterportal  selbst aktiv werden konnte, und zwar mit diesen Funktionen:

  • Upload von personalrelevanten Dokumenten für die HR-Abteilung, wie z. B. Krankmeldung oder Urlaubsantrag
  • selbstständige und digitale Arbeitszeiterfassung für maximale Transparenz bei der Stundenabrechnung
  • generelle Ausweitung der Funktionen zum Zweck der gesteigerten Selbstorganisation der Mitarbeiter, auch Employee Self Service genannt
  • Intranet-Nutzung auch außerhalb des Büros möglich,
    dank VPN-Verbindung

Fazit: Achtung, tückische 'Selbstständigkeit'! Dass Mitarbeiter nun auch viele Funktionen im Intranet selbst aktiv nutzen können – Pluspunkt! Was allerdings häufig unter den Tisch gefallen ist: Es kostet die Mitarbeiter Zeit, sie müssen zur Nutzung des Intranets geschult werden und selbst, wenn sie alles perfekt beherrschen – Fragen und Anwenderprobleme gibt es immer. Die Ansätze des Mitarbeiterportals gehen in die richtige Richtung, aber es gibt noch Optimierungsbedarf in Sachen Nutzerfreundlichkeit und administrativer Logistik.

 

4. Evolutionsstufe: Social Intranet

Social Media: Kennen wir! Und zwar so gut wie unsere Westen-, bzw. Hosentasche. Auf unseren Smartphone tragen wir unser Soziales Netzwerk samt all seinen Funktionen durch unseren Tag. Genau diese bereits bekannte Form der ad-hoc-Kommunikation und Interaktion, wird vom sogenannten Social Intranet gezielt gefördert:

    • Möglichkeit zur Erstellung und Gestaltung eines eigenen Mitarbeiterprofils mit Blog, Postings, Foto-Upload und Chat-Funktion zu Kollegen und Kolleginnen
    • Abteilungs- und standortübergreifende Vernetzung und Steigerung des sogenannten "Wir-Gefühls" – die Verbundenheit zum Arbeitgeber und dem Team 
    • intuitive Bedienbarkeit auf Basis der bereits privat genutzten
      Social-Networking-Plattformen 
    • Einbindung von Kollaborations-Tools (SharePoint, MS Teams, Zoom, Skype Business uvm.), die zusätzlich einen Raum für digitales Teamwork schaffen

Fazit: Hello, 21th Century! Hier ist nun endlich der Groschen gefallen: Der Mensch ist eben nicht nur ein Arbeits-, sondern vor allem ein Rudeltier! Wir alle brauchen soziale Interaktionen, die über den Tellerrand des Kantinenessens hinausgehen. Den Anspruch, wirklich alle Mitarbeiter – auf Montage, Kundentermin oder im Werk – gleichermaßen zu erreichen, erfüllte das Social Intranet allerdings oft noch nicht, denn es war zwar für den Desktop, nicht aber für die Benutzung über das Smartphone geeignet. Zudem war oft nicht festgelegt: Wie viel Content muss ich eigentlich einstellen? Was erwartet mein Arbeitgeber an Interaktion? Und: Macht er da eigentlich auch selbst mit? Wann ist eigentlich Zeit dafür, das eigene Profil up-to-date zu halten – während der Arbeitszeit ...? Zudem überlastete die zusätzliche Ausweitung der Kollaborations-Tools die Netzwerkstruktur, die auf einen solch hohen Datenverkehr nicht ausgelegt war. Da sich hier auch Kommunikationsangebote mit eigentlichen Workspaces überschnitten, verschwamm die Trennlinie zwischen Arbeitsgespräch und Privatplausch zunehmend.

 

5. Evolutionsstufe: Mobiles Intranet  

Mobil first! Es geht nicht mehr nur um Digitalisierung, sondern auch um Mobilität und Flexibilität. Die Pandemie-Zeit hat das zum Tagesordnungspunkt Nummer eins werden lassen, was vorher zu oft von der Agenda gerutscht war: Flexible Arbeitsplätze und Home-Office sind kein Ausnahme, sondern werden zur Regel! Kollaboration muss distanzfähig werden und fehlender Direktkontakt mit digitalem Kommunikationsangebot aufgefangen werden: und das gilt für alle Branchen – vom Automobilhersteller bis zur Zierpflanzengärtnerei! Das Intranet entkoppelt sich nun endlich von dem Gedanken, dass es primär auf dem Rechner am Büroarbeitsplatz in der Firma genutzt wird. Ab jetzt landet das Intranet nämlich genau da, wo es in Zeiten von New Work und digitalem Arbeitsplatz für die Mitarbeiter auch hingehört – auf dem Endgerät ihrer Wahl!

  • einfache Bedienbarkeit, die sich an unseren Alltagsgewohnheiten und technischem Basic-Wissen orientiert
  • responsives Design, das eine Nutzung sowohl übers Tablet, den Stand-PC, das Handy oder den Laptop erlaubt
  • übersichtliche Struktur im ansprechenden Look und Feel des Corporate Designs sorgt für Vertrautheit und Wiedererkennung
  • kurze Kommunikationswege über alle Hierarchieebenen hinweg
  • alle relevanten Neuigkeiten und Arbeitsinformationen im Hosentaschenformat mit optionaler Push-Benachrichtigung
  • digitaler Heimathafen für alle Unternehmensangehörige mit Freizeitwert und Content, der zum Stöbern auch außerhalb der Arbeit einlädt, aber zu keiner Interaktion verpflichtet

Fazit: Bereit für die Zukunft! Das mobile Intranet vereint Datenschutz und Netzwerksicherheit des klassischen Intranets mit den Vorzügen des Internets: uneingeschränkte Reichweite, Echtzeit-Interaktion und schnelle Aktualisierung! Eine Entwicklung, die am Kern ihres Ursprungs aus den 1990er Jahren zurecht festhält, die es aber geschafft hat, sich über ihre Entwicklungsstufen hinweg optimal an veränderte Umstände anzupassen und zum Herzstück der Internen Kommunikation im Unternehmen wird. 

 

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