"Jeder Trend hat seinen Gegentrend bereits in der Tasche!"
Was Tommi Schmitt, Comedy-Autor und Moderator, in einer Folge des Erfolgspodcasts "Gemischtes Hack" hier auf den Punkt gebracht hat, das gilt nicht nur für seine eigene Berufslaufbahn, die im Backoffice der Unternehmenskommunikation startete und jetzt im Scheinwerferlicht auf der Bühne mit eigener TV-Show brilliert, sondern auch für die interne Kommunikation! Denn genau diesen Wandel – raus aus dem Hinterzimmer und ab in die Live-Performance und den direkten Kontakt – unterläuft derzeit auch das Intranet in vielen Unternehmen. Wir haben einen Blick auf die aktuelle Faktenlage und in die Zukunft der internen Kommunikation und ihren Kanälen geworfen. Und dabei haben wir festgestellt: Transparenz, Trendwenden und TikTok-Accounts sind nicht die einzigen Intranet-Neuerungen, die wir dieses Jahr zu sehen bekommen!
Apropos Intranet-Neuerung: Schon mal über eine Mitarbeiter-App nachgedacht?
CEOs in Jogginghose, Vorstandsvorsitzende auch ohne Krawatte und Kolleginnen mit Messy Bun. In Sachen Nahbarkeit, Natürlichkeit und Transparenz gibt es wohl kaum etwas, das die Jobwelt in der Zeit der Home-Office-Verpflichtung noch nicht gesehen hat. Was vor ein paar Monaten noch undenkbar war, daran haben wir uns jetzt schon gewöhnt und damit in Sachen Growth Mindset eine wichtige Lektion dazugelernt: Ambiguitätstoleranz! Was das bedeutet? Ganz einfach:
Die Chefin bleibt in der Hierarchie in ihrer Führungsrolle – ganz gleich, ob sie in professionellem Anzug im Büro sitzt oder in Homewear im Web-Call. Führungspersonen können sich ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gegenüber persönlich und nahbar zeigen – ohne, dass das mit einem Verlust an Professionalität einhergeht.
AmbiguitätsTOOLeranz:
Gleiches gilt auch für die kaum noch zu überblickende Vielfalt an neuen Tools, die das Intranet schnell zum digitalen Arbeitsplatz upgraden sollten. Statt gut sitzendem Dresscode ist der passgenau funktionierend Quellcode in den Vordergrund gerückt – und hat dort seine Schwachstellen entblößt: Viel hilft nämlich nicht immer viel! Wer auf einen Schlag mehrere neue Drittanbieter-Tools an die bestehende Struktur des Intranets anzuknüpfen versucht, der steht nicht selten schnell vor einem Berg an Chaos. Deswegen gilt für eine effiziente Intranet-Nutzung:
Kommunikation und Kollaboration entkoppeln!
Wir müssen nicht nur akzeptieren, sondern es zum festen Baustein der internen Kommunikation werden lassen, dass persönlicher Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen zentraler Dreh- und Angelpunkt für ein zufriedenstellendes, produktives und gesundes Arbeitslebens ist. Und: Dass dieser Austausch keine individuelle Freizeitbeschäftigung sein sollte, sondern dafür auch arbeitgeberseitig Raum und Zeit (auch während der Arbeitszeit!) eingeräumt werden muss. Damit diese Doppelstrategie gelingt, muss jedoch von Anfang an eine klare Linie festgelegt werden: Über welchen Kanal werden jobrelevante Informationen ausgetauscht, über welches Tool Daten an die Kunden versandt und an welchem Ort kann die Belegschaft zum digitalen Kaffeeplausch zusammenkommen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich über Off-Topics austauschen und trotzdem produktiv ihren Workload abarbeiten – das schließt sich nicht gegenseitig aus, sondern befördert den Energiehaushalt! Dafür ist es aber notwendig, eine klare Trennlinie zwischen arbeitszentrierter und persönlicher Kommunikation zu etablieren: Die interne Kommunikation braucht eine eigene Plattform, die unabhängig von den zur produktiven Arbeitsgemeinschaft geeigneten Tools besteht. Hierfür eignet es sich, eine eigene Mitarbeiter-App einzuführen, die der internen Kommunikation im Unternehmen einen festen Ort zuweist. Für diese Plattform darf dann auch ein lockeres Interaktionsregelwerk gelten, als für Team-Meetings und das Alltagsgeschäft mit Kunden.
Die vergangenen Jahre sind notwendigerweise von einer Zeit des Aufrufs geprägt worden: "Stay home"-Bewegungen, Impfkampagnen, Spendenaufrufe – all das war situationsbedingt erforderlich und wichtig. Die Zahl an Influencern oder Personen des öffentlichen Lebens, die über Social Media Plattformen auf Defizite oder gesellschaftliche Herausforderungen aufmerksam machen, steigt ebenfalls. Als demokratischer Grundsatz ist diese Entwicklung auch absolut zu befürworten, jedoch hat die Sache auch einen Haken: Wenn wir zu vielen "starken Stimmen" ausgesetzt sind, laufen wir Gefahr, in dem ganzen Stimmengewirr im Endeffekt keinem Thema mehr konzentriert Gehör schenken zu können. Akteure der internen Kommunikation sollten daher den Fokus wirklich auf "Internes" legen. Und dazugehört auch, bewusst abzuwägen, ob ein extern aktuell pulsierendes Thema (gesellschaftlich oder politisch) wirklich im Geltungsbereich der internen Kommunikation des Unternehmens liegt.
Unser Tipp für das Jahr 2022:
"Man kann nicht nicht kommunizieren."
Was der Kommunikationsforscher und Philosoph Paul Watzlawick schon vor langer Zeit erkannt hat, das gewinnt 2022 einmal mehr an Bedeutung. Zu kommunizieren bedeutet nicht nur aktives Aussenden, sondern auch aktives Stillbleiben. Auch das bewusste Aussetzen der lauten Kommunikation bringt etwas zum Ausdruck. Hier zeichnet sich eine Trendwende ab: Zu Themen, bei denen einem die Worte fehlen, muss nicht auf Biegen und Brechen ein Post verfasst werden, sondern es kann ihnen auch mit ausdrucksstarker Stille begegnet werden.
"Push-Notifications und E-Mail-Weiterleitung schalte ich immer direkt schon aus – da kommen so viele Benachrichtigungen rein, das nervt ja nur noch."
Das hören wir oft und wir können es nur zu gut nachvollziehen. Schon lange leben wir alle nicht mehr mit dem Defizit, dass uns zu wenige Informationen vorliegen, sondern zu viele ... und darunter auch leider viel Fehlinformation! Wie im letzten Abschnitt schon beschrieben: Wir sehnen uns meist eher nach einem "Bitte nicht schon wieder, lieber mal eine Pause", statt einem "Endlich sagt's mal einer". Push-Benachrichtigungen oder E-Mails über das Intranet zu wichtigen, eiligen Themen zu senden, ist praktisch und effizient – aber nur langfristig wirkungsvoll, wenn sie maßvoll eingesetzt werden. Wird die Frequenz der als priorisiert versendeten Informationen zu hoch, hat das nämlich den gegenteiligen Effekt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zwar theoretisch durch den konstanten Nachrichtenfluss gut informiert, aber der gewünschte Mehrwert der Priorisierung nutzt sich schnell ab. Für die Akteurinnen und Akteure der internen Kommunikation gilt deshalb: Genaustens abwägen, wann und wieso Informationen priorisiert versendet werden sollen. Es empfiehlt sich, hierfür ein eindeutiges Regelwerk aufzustellen, anhand dessen die Prioritätsstufe eines Inhalts ermittelt werden kann. Auf dieser Basis sollte dann entschieden werden, in welcher Form diese Information die Belegschaft erreichen soll. Alle Inhalte der internen Kommunikation über das Intranet sind wichtig und bereichernd, aber nicht jeder Inhalt hat die gleiche Relevanz. Hier ist strukturiertes Priorisieren der jeweiligen Informationen gefragt, insbesondere, wenn Push-Benachrichtigungen über eine Mitarbeiter-App zum Einsatz kommen.
"Aber wir haben doch schon ein Intranet und eine Mitarbeiterzeitung – da brauchen wir keine weiteren Kanäle für die interne Kommunikation."
... aber: Lesen wir selbst die tagesaktuellen Nachrichten ausschließlich in der Zeitung? Oder checken wir dafür nicht auch mal kurz ein Nachrichtenportal im Browser unseres PCs, scrollen durch den Feed sozialer Netzwerke oder schauen uns ein Video in der Mediathek an? Das Stichwort ist "Multi-Channeling" und bedeutet übersetzt so viel wie 'Multikanalstrategie'. Dieses Vorgehen gewährleistet im Bereich E-Commerce schon lange eine optimale User Journey: Es setzt darauf, die bestmögliche Reichweite von Inhalten darüber zu erreichen, dass sie genau dort ausgespielt werden, wo sich die gewünschte Adressatengruppe aufhält. Es wird also nicht mehr die gesamte Energie darauf verwendet, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Plattformen des Intranets zu halten, sondern relevante Inhalte werden auf den Kanälen ausgespielt, auf denen sich die Belegschaft freiwillig privat ohnehin schon aufhält. Bei einer heterogenen Gruppe, wie der gesamten Mitarbeiterschaft – von der Auszubildenden im Marketing bis zum Langzeitmitarbeiter in der Produktion – ist die Bandbreite der genutzten Medienformate sehr umfangreich. Viele Unternehmen scheuen die parallele Bespielung unterschiedlicher Unternehmenskanäle, da sie einen erheblichen Mehraufwand befürchten. Dieser Sorge kann direkt der Wind aus den Segeln genommen werden: Mit einer strategischen und strukturierten Herangehensweise trägt die aktive Nutzung unterschiedlicher Kommunikationswege und Plattformen nicht zum Chaos, sondern zur Communitybildung bei! Sehr hilfreich dabei ist die Erstellung und aktive Nutzung eines Redaktionsplans.
Mitarbeiter-App: Die Lobby für alle Kanäle
Für diese Multipräsenzstrategie hat sich die Mitarbeiter-App bewährt. Als native App auf dem Smartphone jedes Mitarbeitenden erscheinen Informationen der internen Kommunikation eingebettet in die gewohnte alltägliche Nutzungsumgebung. Zudem bietet die Mitarbeiter-App, als Ergänzung zum eher statischen Intranet, direkte Interaktionsmöglichkeiten genau in der Funktionalität, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es aus ihren privat genutzten sozialen Netzwerken kennen. Ein großer Vorteil zudem: Inhalte & Infos können multimedial bereitgestellt werden – als Video-Upload, Artikel, Umfrage oder Podcast-Audio – und zwar gebündelt auf einer sicheren, datenschutzkonformen Plattform! Die Mitarbeiter-App eignet sich auch als Ausgangspunkt für Multi-Channeling, das über die App-Inhalte hinausgeht: In einem statischen Menü-Bereich können weitere unternehmenseigene Plattformen im Intra- und Internet, wie z. B. der Instagram-Account des Unternehmens oder Tik-Tok-Reels, verlinkt und beworben werden.
Wie wichtig es ist, dass sich das Intranet nicht nur für weitere Tools der digitalen Zusammenarbeit öffnet, sondern auch gezielt den Zusammenhalt im Unternehmen durch Interaktion befördert, haben die bisherigen Punkte schon aufgezeigt. Zentrales Anliegen der internen Kommunikation sollte nach wie vor sein: Distanzen, z. B. zwischen remote arbeitenden Mitarbeitenden, zu überbrücken, die Arbeitgebermarke nach Innen hin zu stärken – und nicht nur in die Außenwirkung, also Public Relations und Unternehmenskommunikation, zu investieren. Bei sich ändernden äußeren Bedingungen und konjunkturbedingten Schwankungen, denen ein Unternehmen unterliegt, bleibt die interne Kommunikation mit ihren Kanälen das stabile Herzstück der Firma – und man kann sie sogar ans EKG anschließen! Die interne Kommunikation im Jahr 2022 ist nämlich nicht nur menschennah, sondern auch messbar. Das bedeutet nicht, dass die Nutzung interner Kommunikationsangebote, im Intranet oder einer Mitarbeiter-App, überwacht und personalisiert ausgewertet werden. Ganz im Gegenteil: Die Persönlichkeitsrechte aller Nutzenden werden gewahrt und die Kommunikation datenschutzrechtlich auf einer eigenen professionellen Plattform, wie einer Mitarbeiter-App, geschützt. Dennoch ist es für die Abteilung der internen Kommunikation interessant und wichtig: Wie gut erreichen Informationen die Belegschaft, für welche Themen interessieren sich die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Eine anonymisierte Auswertung und Statistik der Interaktionsraten ist per integriertem Analyse-Tool für die digitalen Kanäle der internen Kommunikation ganz einfach möglich.
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