Vielen sitzt die Digitalisierung der Arbeitswelt im Nacken und das bedeutet: ein neues Intranet muss her! Nur, wie startet man da am besten? Damit die Einführung einwandfrei gelingt, sollten drei Aspekte im Fokus stehen: Pannenfreiheit, Planungssicherheit und Personenbezug!
Mit welchen Maßnahmen die Einführung eines neuen Intranets zum Erfolg wird und wie Du Fehler im Vorfeld schon vermeiden kannst? Wir teilen unsere Erfahrungen und bereiten Dich bestens darauf vor, neue Wege der Kommunikation zu gehen!
Fehlerpotenzial in der Vorbereitung
Du bist Feuer und Flamme für ein neues Intranet, denn Du hast erkannt, wie wichtig es für ein Unternehmen ist, dass die Interne Kommunikation in der digitalen Gegenwart ankommt! Zu dieser Entscheidung können wir Dich nur beglückwünschen. Damit dem erfolgreichen "Go Live" nichts mehr im Wege steht, weisen wir Dich schon jetzt direkt auf die Stolperfallen hin, die schon vor dem Start mit dem neuen Intranet auf Dich lauern. Und natürlich haben haben wir auch praxiserprobte Tipps dabei, wie Du diese Showstopper geschickt umgehen kannst!
Um in Sachen Interne Kommunikation einen neuen Weg einzuschlagen, müssen hierfür erst einmal die geeigneten Straßen geschaffen werden: mit der passenden digitalen Infrastruktur! Ein wichtiger Faktor für den gelingenden Start eines neuen Intranets ist nämlich, dass die Anwendungen flüssig laufen, der Informationsfluss nicht abebbt und die neuen Datenströme nicht ausufern.
IK-up Tipp
Direkt von Anfang – und nicht erst im bereits angestoßenen Einführungsprozess! – Experten aus den Bereichen IT und Datenschutz mit ins Boot holen. Am besten lässt Du Dich von Fachleuten beim Entscheidungsprozess beraten, noch bevor Du Dich überhaupt für eine spezielle Intranet-Software, ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App entscheidest. Viele Probleme können schon direkt mit der Auswahl der richtigen Software vermieden werden.
"Okay, ich seh's ein – es geht nicht mehr ohne." Das ist in Sachen Digitalisierung seit dem Jahr 2020 die Erkenntnis, an der kein Unternehmen, ganz gleich welcher Branche, mehr vorbeikommt. Insbesondere in puncto Kommunikation muss eine Lösung her, die Mitarbeiter auf sicherer Distanz und dennoch in regem Kontakt hält. Die daraus resultierende Zielsetzung, den Unternehmensbereich der Internen Kommunikation auf ein neues Level zu heben, kann die Hauptmotivation für die Einführung eines neuen Intranet sein – aber das sollte nicht das einzige Ziel sein. Wenn die Einführung des Intranets nur aus rein faktischer Notwendigkeit heraus vorangetrieben wird, dann bricht wohl in den seltensten Fällen Begeisterung aus. Was jedoch zur Nutzung motiviert: Ziele definieren und mit dem neuen Intranet auch erreichen!
IK-up Tipp
Auch diese Überlegung sollte schon bei der Auswahl der passenden Intranet-Lösung getätigt werden: Was wollen wir im Unternehmen durch den Einsatz des neuen Intranets überhaupt erreichen? Welche Funktionen der jeweiligen Software können wir gewinnbringend für welche Abteilungen nutzen? Hier profitiert man von den Analyse-Tools, die das Intranet mit sich bringt: Wer sich präzise Ziele setzt, kann die Erfolg mithilfe der richtigen Kennzahlenauswertung ganz leicht messen! Konkrete Ziele zu formulieren, ist leichter gesagt, als getan. Dabei helfen kann die sogenannte SMART-Methode, die fünf wichtige Kriterien nennt, die für ein erreichbares Ziel gelten sollten:
"Also ich hätt's ja anders gemacht – aber mich hat ja wieder keiner gefragt!" Die größte Stolperfalle bei der Einführung eines neuen Intranets ist die mangelnde Nutzungsbereitschaft und Akzeptanz der Mitarbeiter. Bei größeren Unternehmen kann das noch weitere Reibungspunkte erzeugen, Stichwort: Neues Intranet und Betriebsrat! Wenn hier die Überzeugung fehlt, dann kann auch die beste Datenstruktur, die fähigsten IT-ler und das schönste Intranet-Design nichts mehr daran ändern. Denn die Akzeptanz auf Seiten der Belegschaft entsteht nicht erst, wenn sie das fertige Intranet vorgesetzt bekommt, sondern baut sich Schritt für Schritt auf: Durch Transparenz über alle Planungsphase hinweg! An welcher Stelle kann hier also noch was gedreht werden? Die Antwort: Nur am Nullpunkt!
IK-up Tipp
Wenn Du mit einem Intranet neu starten willst, dann kommuniziere das Vorhaben so früh wie möglich an alle Mitarbeiter – auch, wenn noch gar keine Software oder das finale Produkt bereitsteht. Hier wird der Grundstein für den späteren Erfolg des neuen Intranets gelegt, indem die Belegschaft von Anfang an in das Projekt miteinbezogen wird. Es gilt die Formel: Transparenz = Akzeptanz! Wie das konkret aussehen kann? Wir haben erfolgserprobte Ideen für Dich:
Feedback einholen, Befragungen durchführen
Ideenpool im Vorfeld eröffnen
Vorschläge und kreative Mitarbeit honorieren
Regelmäßig vorbereitende Trainings abhalten
Vorteile für Mitarbeiter aufzeigen
Anwendungsbeispiele veröffentlichen
Planungsphase per Story Telling begleiten
Apropos Storytelling: Wusstest Du, dass die Einführung eines neuen Intranets auch Kreise im Internet ziehen kann – und damit die Aufmerksamkeit auf das Unternehmen als Arbeitgeber?! Wenn ein Intranet einen erfolgreichen Start hinlegt, dann werden die Mitarbeiter anderen davon erzählen: und das tun sie bekanntlich immer häufiger auf virtuellen Plattformen. Im besten Fall führt das dazu, dass Du mit dem neuen Intranet nicht nur eine erfolgreiche Employee-Branding-Maßnahme durchgesetzt hast, sondern auch neue Interessenten auf das Unternehmen aufmerksam machen konntest. Hier gibt es sozusagen kostenloses Employer-Branding noch oben drauf: Eine gut geplante, strukturierte und frühzeitig kommunizierte Intranet-Einführung zahlt sich aus! Wir haben Best-Practice-Beispiele für ein erfolgreiches, neues Intranet hier zusammengestellt.
Du benötigst kein langwieriges Change Management und auch kein Riesenbudget, um ein neues Intranet für Dein Unternehmen zu finden. Kostenschonung, intuitives Bedienen und einen schneller Start – das bietet unsere Mitarbeiter-App! Nutze nur die Funktionen, die Du und Dein Unternehmen auch wirklich brauchen – auf einer Plattform, die einfach anzuwenden ist, schick im Look & Feel Deines Corporate Designs, ohne unnötigen Schnick-Schnack.
