Intranet neu einführen: Diese 3 Stolperfallen warten auf Sie!

Vielen sitzt die Digitalisierung der Arbeitswelt im Nacken und das bedeutet: ein neues Intranet muss her! Nur, wie startet man da am besten? Damit die Einführung einwandfrei gelingt, sollten drei Aspekte im Fokus stehen: Pannenfreiheit, Planung und Personenbezug!

Mit welchen Maßnahmen die Einführung eines neuen Intranets zum Erfolg wird erfahren Sie hier. Wir teilen unsere Erfahrungen und bereiten Sie bestens darauf vor, neue Wege der Kommunikation zu gehen!

Fehlerpotenzial in der Vorbereitung 

Damit dem erfolgreichen „Go Live“ nichts mehr im Wege steht, weisen wir Sie schon jetzt direkt auf die Stolperfallen hin, die schon vor dem Start mit dem neuen Intranet auf Sie lauern. Und natürlich haben wir auch praxiserprobte Tipps dabei, wie Sie diese Showstopper geschickt umgehen können!

Stolperfalle: Unzureichende Infrastruktur

Um in der internen Kommunikation einen neuen Weg einzuschlagen, müssen erst einmal die passenden digitalen „Straßen“ geschaffen werden: die entsprechende Infrastruktur! Ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Start eines neuen Intranets ist, dass die Anwendungen flüssig laufen, der Informationsfluss konstant bleibt und die neuen Datenströme kontrolliert verlaufen.

IK-up! Tipp
Holen Sie bereits zu Beginn – und nicht erst während des Einführungsprozesses – Experten aus den Bereichen IT und Datenschutz ins Boot. Lassen Sie sich von Fachleuten beim Entscheidungsprozess beraten, noch bevor Sie sich für eine spezielle Intranet-Software, ein Social Intranet oder eine Mitarbeiter-App entscheiden. Viele Probleme können schon direkt durch die Auswahl der richtigen Software vermieden werden.

Stolperfalle: Mangel an konkreten Zielen

„Okay, ich sehe es ein – es geht nicht mehr ohne.“ Diese Erkenntnis ist seit 2020 unvermeidbar, und kein Unternehmen, unabhängig von der Branche, kann sich ihr mehr entziehen. Besonders in der Kommunikation ist eine Lösung gefragt, die Mitarbeitende auf sicherem Weg in regem Kontakt hält. Die Zielsetzung, die interne Kommunikation auf ein neues Level zu heben, kann die Hauptmotivation für ein neues Intranet sein – aber sie sollte nicht das einzige Ziel sein. Wenn die Einführung des Intranets nur aus reiner Notwendigkeit erfolgt, löst dies selten Begeisterung aus. Was zur Nutzung motiviert: klare Ziele, die mit dem neuen Intranet erreichbar sind.

IK-up! Tipp
Diese Überlegungen sollten schon bei der Auswahl der passenden Intranet-Lösung angestellt werden: Was wollen wir mit dem neuen Intranet im Unternehmen erreichen? Welche Funktionen der Software können für welche Abteilungen sinnvoll genutzt werden? Hier kommen die Analyse-Tools des Intranets ins Spiel: Wer sich präzise Ziele setzt, kann die Erfolge durch die richtige Kennzahlenauswertung messbar machen. Konkrete Ziele zu formulieren, ist leichter gesagt als getan. Dabei kann die sogenannte SMART-Methode helfen, die fünf wichtige Kriterien für ein erreichbares Ziel nennt.

Stolperfalle: Fehlende Mitarbeiter-Beteiligung

„Also ich hätte es ja anders gemacht – aber mich hat ja wieder keiner gefragt!“ Die größte Stolperfalle bei der Einführung eines neuen Intranets ist die mangelnde Nutzungsbereitschaft und Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Gerade in größeren Unternehmen kann dies zusätzliche Reibungspunkte schaffen, Stichwort: Neues Intranet und Betriebsrat! Wenn hier die Überzeugung fehlt, hilft auch die beste Datenstruktur, die fähigsten IT-Experten oder das schönste Intranet-Design nichts.

Die Akzeptanz bei der Belegschaft entsteht nicht erst, wenn das fertige Intranet vorgestellt wird, sondern wird Schritt für Schritt aufgebaut – und zwar durch Transparenz über alle Planungsphasen hinweg! Wie lässt sich das positiv beeinflussen? Die Antwort: Am besten von Anfang an!

IK-up Tipp

Wenn Sie mit einem neuen Intranet starten möchten, kommunizieren Sie das Vorhaben so früh wie möglich an alle Mitarbeitenden – auch wenn noch keine Software oder ein finales Produkt bereitsteht. Der Grundstein für den späteren Erfolg des neuen Intranets wird gelegt, indem die Belegschaft von Beginn an in das Projekt einbezogen wird. Die Faustregel lautet: Transparenz = Akzeptanz! Wie das konkret aussehen kann? Hier sind einige unserer bewährten Tipps:

Maßnahmen zur Beteiligung der Mitarbeitenden:

• Feedback einholen, Befragungen durchführen
• Ideenpool im Vorfeld eröffnen
• Vorschläge und kreative Mitarbeit honorieren
• Regelmäßig vorbereitende Trainings abhalten
• Vorteile für Mitarbeiter aufzeigen
• Anwendungsbeispiele veröffentlichen
• Planungsphase per Storytelling begleiten

Erfolgsgeschichte schreiben mit dem neuen Intranet!

Apropos Storytelling: Wussten Sie, dass die erfolgreiche Einführung eines neuen Intranets auch online für Aufmerksamkeit sorgen kann und somit das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber hervorhebt? Wenn ein Intranet erfolgreich eingeführt wird, teilen die Mitarbeitenden dies oft mit anderen – und das zunehmend auf virtuellen Plattformen.

So kann ein gut eingeführtes Intranet nicht nur als Employee-Branding-Maßnahme wirken, sondern auch neue Interessenten auf Ihr Unternehmen aufmerksam machen. Hier gibt es also kostenloses Employer-Branding obendrauf: Eine gut geplante, strukturierte und frühzeitig kommunizierte Intranet-Einführung zahlt sich aus! Unsere Best-Practice-Beispiele für erfolgreiche Intranet-Einführungen stehen Ihnen hier zur Verfügung.

Intranet-Meilenstein: Die Mitarbeiter-App von IK-up!

Für ein neues Intranet in Ihrem Unternehmen benötigen Sie weder ein langwieriges Change-Management noch ein großes Budget. Kostenschonung, intuitive Bedienung und ein schneller Start – all das bietet unsere Mitarbeiter-App! Nutzen Sie nur die Funktionen, die Sie und Ihr Unternehmen wirklich brauchen – auf einer Plattform, die sich einfach anwenden lässt, im Look & Feel Ihres Corporate Designs und ohne unnötigen Schnick-Schnack.